1. Jentera perundingan dalam Perkhidmatan Awam di peringkat jabatan telah pun diperkenalkan semenjak wujudnya Interim Joint Council pada tahun 1946 dan jentera perundingan Majlis Whitley Jabatan pada tahun 1950 (kini dikenali sebagai Majlis Bersama Jabatan). Sejajar dengan perkembangan dan perubahan Perkhidmatan Awam semenjak negara merdeka, MBJ yang merupakan salah satu platform dalam mekanisme hubungan majikan-pekerja Perkhidmatan Awam turut sama mengalami perubahan. 

2. Tujuan utama MBJ diwujudkan adalah sebagai saluran dua (2) hala, di mana Pihak Pekerja diberi ruang untuk berkomunikasi dengan Pihak Pegawai dalam menyuarakan pendapat, pandangan serta menyumbang idea-idea yang bernas demi kepentingan dan kebaikan organisasi berkenaan.

1. MBJ perlu diwujudkan bagi setiap jabatan di mana Ketua Jabatan mempunyai kuasa membuat keputusan ke atas urusan pentadbiran, pengurusan sumber manusia dan hal ehwal kewangan. Ketua Jabatan hendaklah memastikan MBJ ditubuhkan di jabatannya. Ketua Jabatan di Agensi Induk pula perlu memastikan MBJ ditubuhkan di Agensi Induk dan jabatan di bawah seliaannya tertakluk kepada syarat penubuhan yang telah ditetapkan. 

2. Walau bagaimanapun, MBJ tidak perlu ditubuhkan bagi jabatan pelaksana yang tidak mengendalikan secara langsung urusan pentadbiran, pengurusan sumber manusia dan hal ehwal kewangan. Perwakilan daripada jabatan tersebut boleh menyertai mesyuarat sebagai ahli di MBJ ibu pejabat/ Kementerian/ Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri. 

3. Bagi tujuan penubuhan MBJ, satu (1) draf perlembagaan yang telah dipersetujui oleh Pihak Pegawai dan Pihak Pekerja perlu digubal terlebih dahulu sebagai garis panduan ataupun undang-undang kecil dan hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) untuk kelulusan.

1. Bidang kuasa dan fungsi MBJ adalah meliputi semua perkara yang berkaitan dengan syarat-syarat perkhidmatan dan perjalanan organisasi yang ada hubung kait dengan pentadbiran dan lebih menitikberatkan kepada kepentingan pekerja-pekerja dalam sesebuah organisasi kecuali yang menyentuh dasar Kerajaan atau hal-hal perseorangan. Penyelesaian kepada semua isu yang dibangkitkan perlu diputuskan secara bersama melalui perbincangan dan perkongsian idea oleh semua ahli MBJ. 

2. Di samping bertujuan untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh kumpulan pekerja, ia juga boleh dijadikan sebagai suatu forum perbincangan di antara Pihak Pegawai dan Pihak Pekerja. MBJ yang aktif secara tidak langsung akan dapat menyemai semangat bekerja di kalangan pekerja untuk berkhidmat dengan lebih dedikasi dan produktif. 

3. Selain menyelesaikan isu-isu berbangkit, ahli-ahli MBJ turut berperanan menyumbang idea-idea inovasi berkaitan tadbir urus jabatan bagi memastikan peningkatan prestasi dan produktiviti yang berterusan. 

1. Mesyuarat-mesyuarat biasa bagi MBJ hendaklah diadakan tiga (3) kali setahun iaitu empat (4) bulan sekali. Namun dalam keadaan tertentu, jabatan boleh melaksanakan mesyuarat MBJ lebih daripada tiga (3) kali setahun, tertakluk kepada keperluan dan keputusan Pengerusi MBJ jabatan. 

2. Tempoh pelaksanaan Mesyuarat MBJ adalah seperti berikut: 

3. Kuorum bagi mesyuarat MBJ hendaklah tidak kurang dari 50% Pihak Pegawai dan 50% Pihak Pekerja. 

4. Agenda bagi mesyuarat MBJ hendaklah disediakan oleh Setiausaha Bersama dan dihantar kepada kedua-dua Pihak Pegawai dan Pihak Pekerja tidak kurang daripada tujuh (7) hari sebelum tarikh mesyuarat. Perkara-perkara yang tidak termasuk dalam agenda hanya boleh dibincang dengan kebenaran Pengerusi dan Naib Pengerusi. 

5. Selain daripada mesyuarat biasa MBJ, mesyuarat khas MBJ juga boleh diadakan dengan permintaan Pengerusi atau Naib Pengerusi bila dikehendaki. Tarikh mesyuarat tersebut hendaklah dipersetujui oleh Pegawai-pegawai Majlis yang terdiri daripada Pengerusi, Naib Pengerusi dan Setiausaha Bersama. Perkara-perkara yang dibincangkan di mesyuarat hendaklah dihadkan kepada perkara-perkara yang dinyatakan dalam notis mesyuarat tersebut. 

6. Sekiranya Pengerusi tidak dapat mempengerusikan mana-mana mesyuarat Majlis, maka ahli Pihak Pegawai terkanan boleh mempengerusikan mesyuarat Majlis dengan kebenaran daripada Pengerusi. Dalam apa keadaan sekalipun, Naib Pengerusi iaitu Pengerusi Pihak Pekerja tidak boleh mempengerusikan mana-mana mesyuarat Majlis. 

7. Segala keputusan MBJ hendaklah dicapai secara persetujuan bersama di antara kedua-dua Pihak Pegawai dan Pihak Pekerja. 

8. Keputusan yang diambil jika tidak ada hubungan dengan jabatan-jabatan lain dan tidak pula bertelingkah dengan dasar Kerajaan, bolehlah diselenggarakan atau dilaksanakan terus oleh jabatan. Bagi keputusan yang ada kaitan dengan dasar Kerajaan ataupun dengan jabatanjabatan lain, ianya hendaklah dirujuk kepada JPA ataupun jabatan-jabatan yang berkenaan. 

9. Mesyuarat boleh dilaksanakan secara bersemuka dan/atau secara dalam talian (online) atau secara edaran tertakluk kepada kesesuaian atau arahan Kerajaan. 

10. Minit Mesyuarat MBJ hendaklah disemak dan ditandatangani oleh Setiausaha Pihak Pegawai dan Setiausaha Pihak Pekerja. Bagi jabatan yang telah diluluskan penubuhan MBJ, minit mesyuarat MBJ hendaklah disediakan tidak lewat dari dua (2) minggu selepas mesyuarat diadakan dan dikemukakan kepada Agensi Induk serta disalinkan kepada Agensi Pusat berserta dengan Jadual Pengelasan dan Penyelesaian Isu. Jabatan digalakkan menggunakan Submodul MBJ HRMIS 2.0 semasa, bagi melaksanakan perkara ini. 

1. Contoh perkara-perkara yang boleh dan pernah dibincangkan dalam mesyuarat MBJ adalah seperti berikut: 

• Kewangan dan kemudahan 

(a) kelewatan bayaran balik tuntutan perjalanan;

(b) peruntukan latihan yang tidak mencukupi;

(c) kelewatan pembekalan pakaian seragam; dan

(d) urusan kelewatan meluluskan cuti. 

• Pentadbiran 

(a) kemudahan/keselesaan ruang pejabat;

(b) isu penggiliran waktu bekerja syif;

(c) isu parkir kenderaan;

(d) isu penyelenggaraan bangunan dan peralatan pejabat; dan

(e) kerosakan mesin/sistem perakam waktu. 

• Sumber manusia 

(a) penyusunan semula organisasi;

(b) kekosongan jawatan;

(c) isu penyediaan latihan kepada warga baharu;

(d) pusingan kerja dalaman di kalangan warga jabatan;

(e) kursus dan latihan dalam perkhidmatan; dan

(f) disiplin dan tindakan tatatertib. 

• Kebajikan 

(a) aktiviti sosial;

(b) program sukan;

(c) pewujudan tabung kebajikan di peringkat jabatan; dan

(d) lantikan penyedia perkhidmatan taska di jabatan. 

• Inovasi dan produktiviti 

(a) penambahbaikan proses kerja;

(b) pengurangan pembaziran dalam pengurusan pejabat; dan

(c) pembudayaan teknologi digital dalam urusan kerja. 

• Lain-lain 

(a) cadangan pelaksanaan mesyuarat MBJ di luar kawasan pejabat;

(b) pelancaran kempen peringkat jabatan seperti KempenGaya Hidup Sihat; dan

(c) masalah lalu lintas.

1. Segala bentuk perbincangan yang bertujuan untuk mengubah sesuatu keputusan dan dasar Kerajaan yang telah ditetapkan dalam Perintah Am, Warta Kerajaan, pekeliling, surat pekeliling atau lain-lain bentuk keputusan dasar adalah tidak dibenarkan untuk dibincangkan dalam Mesyuarat MBJ. Walau bagaimanapun, Ketua Jabatan boleh memberi penjelasan mengenai perkara dasar untuk melicinkan pelaksanaannya di peringkat jabatan. 

2. Mesyuarat MBJ hendaklah ditumpukan kepada perkara-perkara yang melibatkan masalah bersama (common interest). Masalah perseorangan atau peribadi tidak perlu dibawa ke dalam mesyuarat MBJ dan hendaklah diselesaikan secara pentadbiran sahaja.

1. Contoh perkara-perkara yang tidak boleh dibincangkan dalammesyuarat MBJ adalah seperti berikut: 

• Perubahan pada dasar Kerajaan 

(a) cadangan penambahan jenis penyakit berjangkit dalam kemudahan Cuti Kuarantin;

(b) cadangan penambahbaikan skim perkhidmatan;

(c) cadangan pewujudan elaun atau kemudahan baharudalam Perkhidmatan Awam;

(d) cadangan meningkatkan bilangan jumlah pakaian seragam yang dibekalkan kepada pegawai yang layak; dan

(e) cadangan memendekkan tempoh berada di gred lantikan bagi urusan kenaikan pangkat secara time-based berasaskan kecemerlangan. 

• Hal-hal perseorangan 

(a) isu kelewatan bayaran lebih masa kepada seseorang;

(b) kerosakan komputer pejabat yang dihadapi oleh seseorang; dan

(c) isu kekurangan alat tulis pejabat yang dibekalkan kepada seseorang.

Pelaksanaan MBJ yang teratur boleh memberi kesan positif kepada jabatan dari segi kelancaran proses kerja serta meningkatkan tahap kerjasama di antara warga jabatan. Pada masa yang sama, MBJ yang berkesan juga dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan. Contoh lain kesan positif hasil pelaksanaan MBJ secara teratur adalah seperti berikut: 

• hubungan harmoni antara warga jabatan membentuk sikap yang positif dalam menyelesaikan isu yang berbangkit; 
• memberi peluang kepada setiap pekerja untuk sama-sama terlibat menyumbang idea serta pandangan bagi melancarkan urusan kerja dan menyelesaikan isu; 
• isu-isu kebajikan mendapat ruang yang khusus untuk dibincangkan bersama Pihak Pegawai yang boleh mendorong peningkatan kepuasan bekerja di satu-satu jabatan;
• suasana kerja yang kondusif dapat meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja; dan
• sebagai pemangkin kepada budaya hormat menghormati di antara Pihak Pegawai dan Pihak Pekerja dalam menyelesaikan isu yang berbangkit secara profesional.